Facturación electrónica AFIP para acompañantes terapéuticos: la guía completa

Si trabajás como acompañante terapéutico y cobrás prestaciones a obras sociales o particulares, emitir factura electrónica de AFIP ya no es opcional: es la única forma legal de facturar. Esta guía recorre todo el proceso —categoría fiscal, alta de CUIT, tipo de comprobante, CAE, retenciones, errores frecuentes— en lenguaje claro.

Disclaimer. Esta nota refleja el régimen fiscal vigente al momento de publicación. AFIP actualiza sus regímenes (categorías de Monotributo, alícuotas, formularios) periódicamente. Verificá los datos actualizados en afip.gob.ar y consultá con tu contadora antes de operar.

Por qué necesitás factura electrónica sí o sí

Por dos razones:

Es obligatorio. AFIP eliminó hace años los talonarios manuales para casi todas las actividades. Si emitís comprobantes, deben ser electrónicos con CAE.
Las obras sociales no reintegran sin factura electrónica con CAE válido. Si tu factura no tiene CAE o el CAE está mal, te rechazan el legajo.

El CAE (Código de Autorización Electrónico) es lo que valida ante AFIP que la factura existe legalmente. Lo emite AFIP en el momento de generar el comprobante. Sin CAE, la factura no es factura.

Paso 1 — Definir tu categoría fiscal

Antes de facturar tenés que estar inscripta en AFIP en alguna de estas dos modalidades principales:

Monotributo (la mayoría)

El Régimen Simplificado para Pequeños Contribuyentes (“Monotributo”) es el régimen más común para profesionales independientes. Pagás una cuota mensual fija que incluye:

Componente impositivo (Ganancias e IVA simplificados).
Componente jubilatorio (autónomos).
Aporte a obra social.

La cuota mensual depende de la categoría (A, B, C, D…), que se determina por tus ingresos brutos anuales, energía consumida, alquiler pagado y otros parámetros. Cada año AFIP actualiza los topes y los valores de cuota.

Quién es buena candidata al Monotributo:

Acompañantes terapéuticas, integradoras, profesionales independientes.
Cuyos ingresos anuales no superen el tope vigente de la categoría más alta.
Con poca o nula actividad de venta de bienes.

Responsable Inscripto

Si superás los topes del Monotributo, pasás obligatoriamente a Responsable Inscripto ante AFIP. Acá:

Pagás IVA mensual (alícuota general 21% para servicios estándar; verificar exenciones específicas para salud).
Pagás Ganancias por declaración jurada anual.
Pagás autónomos.
Llevás registración contable más rigurosa.

Es un régimen más complejo: si vas para acá, conviene trabajar con contadora desde el día uno.

Paso 2 — Inscribirte en AFIP y dar de alta la actividad

Si todavía no tenés CUIT activo, lo gestionás presencial en una agencia AFIP con tu DNI y constancia de domicilio. Si ya tenés CUIT pero como empleada en relación de dependencia, necesitás darte de alta como trabajadora autónoma o monotributista dependiendo del régimen elegido.

Al dar de alta tenés que indicar tu actividad principal según el Nomenclador de Actividades AFIP. Las actividades habituales para profesionales de educación especial y acompañamiento terapéutico están dentro de los códigos de servicios sociales y enseñanza/educación especial. Tu contadora te indica el código exacto.

También vas a necesitar:

Clave fiscal nivel 3 o superior, para acceder a los servicios de AFIP online.
Adhesión al servicio “Comprobantes en línea”, que es el portal de facturación electrónica.

Paso 3 — Elegir el tipo de factura

Esto depende de tu régimen fiscal y del régimen del cliente:

Si sos Monotributista

Emitís siempre Factura C. La Factura C es para monotributistas que venden a cualquier tipo de comprador. No discrimina IVA porque vos no sos responsable de IVA.

Si sos Responsable Inscripto

Si el cliente es Responsable Inscripto (obras sociales suelen serlo): emitís Factura A, que discrimina IVA.
Si el cliente es consumidor final (familia particular pagando de su bolsillo): emitís Factura B, sin discriminar IVA pero incluido en el precio.
Si el cliente es otro Monotributista: también Factura B.

Tip: cuando facturás a una OS, antes pediles por correo o por su área de prestadores qué tipo de factura prefieren y si tienen instrucciones específicas (códigos internos, leyendas obligatorias, etc.). Te ahorra rechazos.

Paso 4 — Emitir la factura

Tenés varias formas de hacerlo:

Opción A — Comprobantes en Línea (gratis, AFIP)

El servicio nativo de AFIP. Entrás con clave fiscal y emitís la factura llenando el formulario online. Es gratis, oficial y siempre funciona, pero es manual: cada vez tenés que cargar todos los datos del cliente, los conceptos, los montos.

Bueno para: bajo volumen, hasta 5-10 facturas por mes.

Opción B — Webservices con software de gestión

Usás software (Xubio, Contabilium, Colppy, Tango, EduConecta cuando esté en producción) que se conecta con AFIP por webservices. Cargás la prestación una vez, el sistema arma la factura, pide el CAE a AFIP automáticamente y guarda el comprobante.

Bueno para: volumen mediano-alto, integración con planillas y dashboard de cobros, automatización.

Opción C — Facturador Móvil

App oficial de AFIP en celular. Útil para emergencias o emisión puntual.

Qué tiene que llevar la factura para que la OS no la rechace

Datos obligatorios en toda factura:

Tus datos: razón social (tu nombre completo si sos persona humana), CUIT, domicilio fiscal, condición ante IVA.
Datos del cliente: razón social (la OS), CUIT, domicilio.
Punto de venta y número de factura (consecutivo, sin saltos).
Fecha de emisión.
Concepto detallado: “Prestación de acompañamiento terapéutico — Sr/a [nombre del paciente] — DNI [X] — Mes [Y]”. Algunas OS piden además número de afiliado y código de prestación del nomenclador.
Cantidad de sesiones, valor unitario y subtotal.
Total.
CAE, fecha de vencimiento del CAE, código QR de validación AFIP.

Lo que más se rechaza por dato faltante:

Concepto genérico (“servicios profesionales”) sin identificar paciente, período y prestación.
DNI o número de afiliado del paciente ausente.
Período facturado ausente o impreciso.
Código de nomenclador mal seleccionado o ausente.

Paso 5 — Entregar la factura y armar el legajo

La factura se adjunta al legajo mensual que presentás a la OS, junto con:

Planilla mensual de prestaciones firmada por el responsable del paciente en cada sesión.
Copia de la autorización vigente de la prestación.
Copia del CUD del paciente (algunas OS solo lo piden la primera vez, otras siempre).
Otros documentos que la OS específica requiera (ej: prescripción médica original).

Sin este legajo completo, la OS no procesa el reintegro.

Las retenciones que te van a hacer

Cuando la OS paga, retiene impuestos según tu situación fiscal y la jurisdicción:

Ganancias (si superás el mínimo no imponible y no estás exenta).
Ingresos Brutos (impuesto provincial, alícuota varía por jurisdicción y actividad).
IVA (si sos Responsable Inscripto y la OS está habilitada como agente de retención).
SUSS (Sistema Único de Seguridad Social), en algunos casos.

Cada retención te llega con un certificado que tenés que conservar y usar al hacer tu declaración jurada anual. Sin esos certificados, pagás dos veces el mismo impuesto.

Tip: pediles el certificado de retención por escrito si la OS no lo manda automáticamente. Es tu derecho.

Si te equivocás en una factura, ¿qué hago?

Las facturas electrónicas no se modifican: se anulan o ajustan.

Si emitiste mal y aún no la entregaste: emitís una Nota de Crédito anulando la factura errónea, y emitís una nueva factura correcta. Misma fecha si es el mismo día.
Si la OS ya recibió la factura mal y se descubre: emitís Nota de Crédito y nueva factura, y pasás ambos comprobantes al área de prestadores explicando el error.
Si te ajustan el monto del reintegro (rechazo parcial), generalmente no necesitás emitir nada nuevo: la OS aplica el ajuste al recibir.

Los errores que más cuestan caro

Emitir sin CAE: imposible si usás los canales oficiales. Pero si usás software pirata o trucho, podés terminar con facturas sin CAE válido. No lo hagas.
Olvidarte el período: factura sin “Mes [X]” o con período mal escrito = rechazo.
Cargar mal el CUIT del cliente: la OS no procesa.
Facturar antes de que la prestación esté autorizada: te van a rechazar el reintegro.
Usar categoría fiscal incorrecta: emitís Factura B siendo monotributista (debería ser C). AFIP te genera observaciones, la OS desconfía.
No archivar las facturas: AFIP exige conservación por 10 años. Sin respaldo, problemas en una eventual fiscalización.

Cómo te ayuda EduConecta

EduConecta integra el flujo completo del cobro:

Te conectás con tu clave fiscal AFIP (servicio webservices) y la app emite las facturas C, B o A según corresponda con un clic.
Las prestaciones se cargan al cerrar cada sesión firmada digitalmente, así la factura se arma sola al cierre del mes.
El CAE se solicita automáticamente y queda guardado contra la sesión y el alumno.
El legajo mensual se exporta en PDF listo para presentar (factura + planilla + autorización).
Las retenciones recibidas se cargan al detectar el reintegro, así tu dashboard refleja siempre lo que efectivamente cobraste.

Checklist antes de emitir tu próxima factura

CUIT activo en AFIP, categoría fiscal correcta y vigente.
Clave fiscal nivel 3 o superior funcionando.
Servicio “Comprobantes en línea” adherido.
Datos del cliente (OS) verificados y completos.
Concepto detallado (paciente, DNI, período, prestación).
Tipo de factura correcto según tu régimen y el del cliente.
CAE solicitado y guardado.
Copia de la factura en tu archivo digital.

Preguntas frecuentes

¿Si recién arranco, qué categoría de Monotributo me corresponde? La categoría se determina por ingresos brutos anuales proyectados. Si arrancás de cero, generalmente entrás en la categoría más baja (A o B). Después de 6 meses tenés que recategorizarte según los ingresos efectivos.

¿Tengo que pagar IVA si soy Monotributista? No directamente. El IVA está incluido (de manera simplificada) en la cuota mensual del Monotributo. No agregás IVA a tus facturas C.

¿Las prestaciones de salud están exentas de IVA si soy Responsable Inscripto? Hay exenciones específicas para servicios de salud bajo ciertas condiciones (Ley de IVA, Decreto reglamentario). Tu contadora te indica si te aplica.

¿Puedo facturar a una OS que no me autorizó previamente la prestación? Podés emitir la factura técnicamente, pero la OS no te la va a reintegrar sin autorización vigente. Es plata perdida.

¿Tengo que pagar Ingresos Brutos si solo facturo a OS? Sí, generalmente. Ingresos Brutos es impuesto provincial sobre la actividad económica. Cada provincia tiene sus exenciones específicas para salud y discapacidad, pero por defecto pagás. Consultá con tu contadora sobre tu provincia.

¿La factura electrónica tiene validez sin imprimirla? Sí. La factura electrónica es válida en formato digital (PDF con CAE y QR). No necesitás imprimirla salvo que la OS o el cliente lo pida expresamente.

EduConecta automatiza la emisión de facturas AFIP integrada a la planilla digital y al cobro a obras sociales. Empezar es gratis. Cuando estés en Pro, conectás tu CUIT y ahorrás horas a fin de mes.